今年に入ってから業務量がかなり増えてしまい,それまではメモ書きやGoogleカレンダーなどで予定を管理する程度で間に合っていたのが,ポロポロ取りこぼしをするようになってきて,これはその内大きな事故につながるかもしれんな,というので,何か業務管理にいい方法がないかなぁ,と考えていたのでした。

 そんなときに,ちょうどメールの広告でMac用のアプリケーションで業務管理によさそうな「OmniFocus2」というのを見かけて,iPhone用のアプリとMac用のアプリがある,というので,直感でこれや!と思い,先ずiPhone用のアプリを購入することにしました(当時はiPhone用とiPad用とで分かれていましたが,現在はユニバーサルアプリとして共用できるようになったみたいです。)。

 そもそもこの「GTD(Getting Things Done)」とはなんぞや,というところですが,どうやら直訳すると「実行」という意味のようです。


 「GTD」で検索すれば解説サイトが山のように出てくるので詳細はそちらで確認していただくとして,私の理解を踏まえてもの凄く大雑把に説明すると,とりあえずあれこれ気になっていることを頭の中からすべて放り出してしまい,頭の外で適切に管理することで,今やるべきことに集中する,そのための仕組みということになります。

 これをIT機器でやろうというのが,「OmniFocus」というアプリになります。

 実際に使ってみた感想ですが,これはほんとうに頭がすっきりしますね。正確に言うと,気持ちというか心がすっきりとします。

 今までは,何かをしながら,心の片隅であれもしないとなぁ,そういえばこれもあったな,といった感じで心ここにあらずな状態で,漠然とした不安に襲われながら業務を行っていたのですが,GTDを導入してからは,やるべきことを片っ端からこの「OmniFocus」に投げ込んで,後はそれぞれやるべきタイミングを設定して,今やるべきことだけに注力する,という形を取ることができるようになりました。

 不安を感じることなく今の業務に取り組めるので,結果として今の業務遂行の精度も上がるし,仕上がりも早くなるんですね。

 もちろん,今までみたいに,うっかりしてやるべきことを忘れていた,ということもなくなり,精神的にもの凄く楽になりました。

 ポイントを上げておくと,以下の通りです。

1,収集:頭の中にある「やらなければならないこと」「気になっていること(問題)」を紙などに書き出す。作業中のメモ書きなども参照して、問題点を出していく。
2.処理:書き出した内容を、手順に添って、分類しリスト化する。
3.整理:リストを自身がスケジュール管理に使っているツール(PDAやシステム手帳など)に入れ込む。
4.見直し:自分の状況や状態でそれらが可能かどうか見直し、検討する。
5.実行:リストアップした「出来ること」を順次片付ける。
Wikipedia 「Getting Things Done」より抜粋)

 とにかく先ずやるべきことを「OmniFocus」上で「収集」し,ある程度時間をかけてどのように「処理」するか検討する。その検討結果を,先ほどの「OmniFocus」上で「整理」して処理方針を固めて,あとは折々に進行状況を「見直し」ながら,登録された事項をリマインドされるのに従って処理していく,という流れになります。

 私の場合,この「収集」の部分は,何かやらないといけないことが生じたときに即座にiPhoneの「OmniFocus」アプリに登録していっています。ある程度見立てができている場合は,その場で「処理」してしまい,方針を決めて「整理」してしまいます。この時点で,その懸念事項は頭の中から消えてしまいます(厳密にいうと,気にし続ける必要がなくなる,ということです。)。

 その後,その方針を適宜「見直し」ながら,予定を淡々と「実行」しています。

 基本的に予定通りに仕上げていくようにしていますが,ときに予想していなかった事情が出てきたりするので,その場合は再度予定を見直して期限を再設定して実行するようにしています。

 あと,繰り返し予定を呼び出すこともできるので,たとえば毎日必ずやることがあれば,その時間になったらそれができるように設定しておくこともできます。

 ほかにも,注意喚起などで意識付けしたいことなどを毎日とか,1週間ごととか,月に1度とか設定しておくこともできるので,とにかく気になることを気にならないようにしておいて,しかも絶対忘れない用にすることができます。

 オンラインの記事などのリンクをとりあえずインボックスに入れておいて,時間があれば目を通すよう備忘的に保管しておくこともできます。

 とにかく気になることを忘れないように忘れることができるのがミソですね。

 この作業をiPhoneの「OmniFocus」だけで処理できるのですが,Mac用の「OmniFocus」にはPro版でカスタムパースペクティブ機能というのがあって,いくつかある予定について様々な要素で一括りにして,それだけに目を通すことができるというのがあります。また,プロジェクト(個別のテーマといったところです。)ごとに定期的にそこに含まれるレビュー機能というのがあって,たとえばまだ予定を具体的に立てていなかったものをその時の状況を踏まえて見直して予定を具体的に立てるとか,全体の進行状況を見直すことができるというのがあります。

 iPhoneとMacと,それぞれに役割分担をさせる,といったところでしょうか。どちらにもメリットがあるので,両方導入するのがいいと思います。

 惜しむらくは,Windows用のアプリケーションがない,ということですね。なので,Windows上で「OmniFocus」と連携するGoogleChrome用の機能拡張を入れても動きません。Windows上での管理もできないので,普段,事務所ではWindowsPCを使っているので,そこだけがちょっと残念だな,と思うところです。

 とはいえ,それを補って余るほどに業務効率が上がり,最近はあれこれ考えごとをしなくてもよくなったので,職場を離れたら仕事のことを忘れることができて本当に快適です。

 じゃあ,職場を離れたら仕事のことは全く考えていないのか,ちょっとは考えていたほうがいいんじゃないのか,と言われそうですが,それについては改めて書きたいな,と思います。

【iPhone&iPad用アプリ】

OmniFocus 2

4,800円
(2015.04.26時点)
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【Mac用アプリ】

OmniFocus 2

4,800円
(2015.04.26時点)
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